Trong thời đại số hóa, có không ít doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân mong muốn tự thiết kế, tự in phong bì thư để khẳng định dấu ấn cá nhân của mình. Một phong bì thư đẹp và chuyên nghiệp không chỉ giúp thư của bạn nổi bật trong số hàng trăm thư tương tự mà còn thể hiện sự chăm sóc và tôn trọng đối tác gửi thư. Trong bài viết này cùng Myjoomlaplace tìm hiểu chi tiết cách in phong bì thư đơn giản chi tiết nhất nhé.
Đặc điểm của phong bì thư chuyên nghiệp
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, thư từ không còn là phương thức liên lạc chủ yếu. Nhưng cũng không vì thế mà bớt phần quan trọng khi các doanh nghiệp luôn chú trọng thiết kế phong bì thư chuyên nghiệp, đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu của mình. Cách in phong bì thư đơn giản, chi tiết nhất không khó cũng không tốn thời gian. Dưới đây là một số đặc điểm phổ biến của phong bì thư chuyên nghiệp:
Kích thước tiêu chuẩn
Phong bì thư tiêu chuẩn thường có kích thước phù hợp với nội dung bên trong. Các phong bì thư chuyên nghiệp thường tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế với kích thước khác nhau. Cụ thể:
- Phong bì tiêu chuẩn (DL): 110mm x 220mm, kích thước này phù hợp với thư từ hoặc tài liệu thường ngày.
- Phong bì C5: 162mm x 229mm, lớn hơn phong bì tiêu chuẩn DL kể trên. Loại này thường được sử dụng để gửi các tài liệu lớn hơn hoặc bìa thư.
- Phong bì C4: 229mm x 324mm. Có thể thấy kích thước này khá lớn, thích hợp gửi tài liệu lớn hoặc bìa thư có kích thước lớn.
Xem thêm: Cách nhận biết kính chống ánh sáng xanh đơn giản
Kiểu dáng đẹp
Thị trường phong bì thư hiện nay rất đa dạng, không chỉ về kích thước mà còn cả kiểu dáng, họa tiết. Điều này giúp bạn lựa chọn kiểu dáng mà mình yêu thích để tạo ấn tượng và mang đến cảm giác chuyên nghiệp cho người nhận.
- Phong bì truyền thống: Đây là kiểu dáng phổ biến nhất, với một mặt phong bì có kích thước phù hợp. Để chứa thư và một mặt để ghi thông tin người gửi/người nhận.
- Phong bì mở từ hai bên: Được thiết kế để mở từ hai bên, giúp dễ dàng đặt và lấy tài liệu. Kiểu dáng này thường được sử dụng để gửi các tài liệu quan trọng và thông tin quan trọng.
- Phong bì bản địa: Từ thiết kế đến phong cách của phong bì bản địa đều rất đặc biệt. Chiếc phong bì được in bởi giấy bản địa truyền thống tạo ra sự đặc trưng văn hóa và kết nối tình cảm với người nhận.
- Phong bì đặc biệt: Hiểu đơn giản thì doanh nghiệp sẽ đồng bộ bộ nhận diện thương hiệu lên chiếc phong bì thư này.
Giấy in đẹp chất lượng
Bên cạnh kích thước, kiểu dáng và phong cách, chất liệu giấy in cũng là yếu tố rất quan trọng.
- Giấy Offset: Loại giấy thông dụng nhất cho phong bì thư. Có độ bền cao, bề mặt mịn và phù hợp cho in phong bì chất lượng cao.
- Giấy bóng: Loại giấy này thường được áp dụng cho các phong bì quảng cá. Hoặc các dịp đặc biệt tạo nên vẻ ngoài bóng loáng cho phong bì thư.
- Giấy vân mờ: Loại giấy này có bề mặt mờ và tạo ra vẻ ngoài tinh tế và chuyên nghiệp cho phong bì thư.
- Giấy nghệ thuật: Có chất lượng cao và thường được sử dụng cho phong cách thiết kế đặc biệt và sang trọng. Thích hợp cho các dịp đặc biệt hoặc trong lĩnh vực kinh doanh cao cấp.
- Giấy tái chế: Là loại giấy được làm từ chất liệu đã tái chế và được sử dụng để tạo phong bì thân thiện với môi trường.
Xem thêm: Hướng Dẫn Thay Nhớt Xe Vision Tại Nhà Đúng Cách Và Hiệu Quả
Cách in phong bì thư đơn giản trong word
Cách in phong bì thư đơn giản, chi tiết nhất trong word thực tế không hề khó như bạn nghĩ. Nếu bạn đang quan tâm đến thông tin này, lưu ngay lại các bước sau đây:
Khởi động Microsoft word
Trước hết muốn bắt đầu, người dùng sẽ phải khởi động phần mềm Microsoft Word trên máy tính của bạn. Khi giao diện của word hiển thị, tab Thư và Bưu điện sẽ xuất hiện trên thanh công cụ. Bạn hãy click chuột vào đó rồi chọn mục Phong bì và nhãn.
Điền thông tin cần thiết vào phong bì
Cách in phong bì thư đơn giản, chi tiết nhất về phần thông tin có gì? Trong Bảng phong bì được hiển thị lên ở bước này, người dùng phải điền những thông tin cơ bản lên đó. Tất nhiên nội dung phong bì cần được chuẩn bị trước để không mất thời gian quá lâu. Có 2 phần thông tin mà bạn cần lưu ý là:
- Delivery address (Địa chỉ người nhận): Nhập thông tin chi tiết về địa chỉ người nhận phong bì thư.
- Return address (Địa chỉ người gửi): Nhập thông tin về địa chỉ người gửi.
Chọn kích thước tiêu chuẩn
Tùy theo mục đích sử dụng mà phong bì thư sẽ có kích thước tiêu chuẩn khác nhau. Vì vậy trước hết bạn nên lựa chọn kích thước phù hợp với phong bì thư khi thực hiện trong word. Để làm được, bạn click chuột vào phần Options. Trên cửa sổ mới hãy chỉnh kích thước theo ý muốn của mình. Hoặc vào Envelope size để điều chỉnh thủ công chiều ngang, chiều cao của ảnh.
Định dạng font chữ
Đầu tiên click chuột chọn Options. Khi cửa sổ mới mở ra hãy lựa chọn font chữ bạn muốn dùng cho phong bì thư theo mong muốn. Lời khuyên cho bạn là nên sử dụng phông chữ dễ đọc, gọn gàng và có sự hài hòa với bốc cục phong bì thư.
Chọn hướng in phong bì thư
Việc chọn hướng in cũng là một trong các bước cuối cùng trong cách in phong bì thư đơn giản, chi tiết nhất. Muốn chọn hướng in, trước hết bạn chọn mục Printing Options. Khi cửa số mới mở ra thì cài đặt hướng máy in theo chiều lên xuống phù hợp nhất.
Xem thêm: Top 10 công ty thiết kế website bán hàng trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam
Thêm phong bì thư trong mục tài liệu
Để thêm phong bì thư đã thiết kế trong tài liệu không khó, bạn chỉ cần click chuột vào phần Acc to Document là được. Chỉ với 1 thao tác bạn đã có thể lưu thiết kế và kết hợp với nội dung thư để tiến hành in ấn, tạo dấu ấn riêng cho bản thân, doanh nghiệp.
In phong bì thư
Khi bạn đã hoàn thành thiết kế phong bì theo ý muốn, hãy nhấp vào mục “File” và chọn “Print” để tiến hành in phong bì. Để đảm bảo phong bì được in chính xác, hãy đặt phần nắp phong bì úp xuống phía dưới. Như vậy sẽ giúp tránh tình trạng phong bì bị kẹt trong quá trình in ấn.
Lưu ý khi in phong bì thư nên biết
Cách in phong bì thư đơn giản, chi tiết nhất bạn đã biết rồi, bây giờ cùng lưu những lưu ý khi thực hiện phong bì thư nhé:
- Trước hết hãy đảm bảo kích thước của phong bì thư đã được tìm hiểu và điều chỉnh chính xác.
- Điều chỉnh hướng nắp phong bì theo đúng hướng, thường thì phần nắp sẽ được úp xuống dưới.
- Hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt máy in trước khi in phong bì thư để có chất lượng tốt nhất, đẹp nhất
- Trước khi in phong bì thư chính thức, hãy in thử nghiệm để xem kết quả có như mong đợi không, có cần điều chỉnh cẩn thận lần nữa hay không.
- Quá trình in phong bì thư đã xong, người dùng nên xếp gọn và cất cẩn thận để dùng khi cần.
Ngoài ra nên sử dụng các máy in chất lượng cao từ các đơn vị uy tín. Để tránh các tình huống máy in hỏng, máy in lỗi khiến cho phong bì khi in ra không đúng. Hãy tham khảo Thiên Phú Copier, tại đây chuyên cung cấp loại máy photo Ricoh, máy photocopy toshiba chất lượng cao trên thị trường hiện nay.
Bài viết trên vừa chia sẻ cách in phong bì thư đơn giản chi tiết nhất. Hy vọng những thông tin này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về một chiếc phong bì chuyên nghiệp. Hãy hiểu rõ mục đích in phong bì của mình dành cho đối tượng nào. Để có thể làm ra chiếc phong bì đẹp và chuyên nghiệp nhất.
Xem thêm: Top 10 công ty thiết kế website nhà hàng theo yêu cầu
